Monitoring du tour
Avancement des villes étapes sur les engagements du cahier des charges. Une bande par étape, dans l'ordre du tour.
Les engagements du tour, par statut
64 engagements par ville, sur l’ensemble des villes.
Ce que les villes ont rempli
Une case par page et par ville.
Informations et équipe
Tour 2027
Votre équipe
Les quatre premiers rôles sont demandés par le cahier des charges. Dès que vous saisissez le nom et le mail d'une personne ici, un compte lui est automatiquement créé et elle reçoit par mail ses accès au site pour les pages qui la concernent — vous n'avez rien d'autre à faire.
Seul le coach de votre étape remplit ce cahier. Ce n’est pas une question de confiance : c’est lui qui suit votre avancée d’un bout à l’autre, et il ne peut le faire que si l’état des tâches vient de lui. Vous, votre directeur de commission et toute l’équipe le voyez à tout moment — dites-lui où vous en êtes, il coche.
Fiche de reconnaissance
Remplie par l'équipe de reconnaissance lors de la visite. En lecture seule pour la ville étape.
Back office
Réservé à l'administrateur. Les droits accordés ici s'appliquent au niveau de la base de données : une personne ne peut pas lire une ville qui ne lui est pas attribuée, même en trafiquant la page.
Comptes et fiches personnelles
Certaines personnes tiennent le site et font le tour : un pilote bleu ciel gère les équipages et doit rendre ses papiers comme tout le monde. Son compte et sa fiche personnelle ne portent pas la même adresse mail — l'une est celle de l'association, l'autre celle du formulaire — et rien ne les rapproche. Rattachez-les ici : la personne verra alors son dossier sous son nom, dans la colonne de gauche, sans avoir à retrouver le mail de janvier qui portait son lien. Ce rattachement ne donne aucun droit supplémentaire : il ouvre à quelqu'un son propre dossier, rien d'autre. À vérifier tout de même — rattacher la mauvaise fiche donnerait le dossier d'un homonyme.
Codes d’exonération
Pour un acompte réglé autrement : espèces au séminaire, chèque, virement, avoir d’une année précédente, ou exonération décidée par le bureau. Vous émettez un code, vous le donnez de vive voix, la personne le tape à la fin de sa pré-inscription — et il ne sert qu’une fois. Le motif est obligatoire : c’est lui qui rendra la chose compréhensible dans six mois.
Réservé au responsable des équipages.
Les formulaires du tour
Tout ce que l’association demande par écrit, au même endroit. L’interrupteur ouvre ou ferme un formulaire au public : fermé, il répond aux visiteurs qu’il n’est pas encore ouvert, mais reste consultable en aperçu par ceux qui le préparent.
Les aperçus
Parcourir un formulaire de bout en bout tel que le verront les gens, sans rien enregistrer ni envoyer. C’est ce qu’il faut relire avant d’ouvrir.
Les questions de « Mon espace »
Qui doit répondre à quoi. Une case cochée, c’est une question posée à ce rôle ; décochée, elle disparaît de son écran. « Obligatoire » veut dire que la fiche ne s’enregistre pas tant que la réponse manque — à manier avec mesure : trop d’obligations et la fiche n’est jamais rendue. Les intitulés, eux, viennent du formulaire lui-même : ils se relisent en aperçu, rôle par rôle, depuis « Les formulaires ». Affichée commande l’apparition de la question : cochée, elle est posée ; décochée, elle disparaît de tous les écrans d’un coup, sans être effacée et sans perdre les réponses déjà données. Le premier tableau, lui, ne se coche pas : il rappelle les pièces demandées en téléchargement, rôle par rôle.
Les liens vers les comptes personnels
Une fiche par personne des équipages retenus, et une par avion. Ouvrir les fiches ne prévient personne : les mails partent depuis « Formulaires », par « Envoyer aux équipages retenus ».
Cet écran sert à débloquer quelqu’un — retrouver son lien quand il l’a perdu, ou vérifier où il en est. Le lien est personnel : il ouvre une seule fiche, et rien d’autre. Pour relire le mail qui part, voyez « Les mails que le site envoie » dans les aperçus.
Les demandes de la caravane
Ceux qui ne volent pas se déclarent par la page « Rejoindre la caravane » : organisation, partenaires, parrains et marraines, animation, PJJ. Se déclarer n’est pas entrer — c’est votre validation qui ouvre leur fiche et fabrique leur lien. Vous pouvez corriger le titre qu’ils ont choisi avant d’accepter : c’est lui qui décide de ce qu’on leur demandera.
Ajouter une personne
La personne reçoit un mail d'invitation et choisit son mot de passe. Ses droits sont ouverts dès qu'elle se connecte. Pour un rôle local, elle apparaît aussi dans l'équipe de sa ville étape.
Importer une liste
Un fichier Excel avec quatre colonnes : Nom, Mail, Rôle, Ville étape. Téléchargez le gabarit, remplissez-le, redéposez-le : je vous montre ce qui sera créé avant d'écrire quoi que ce soit.
Utilisateurs
Dès qu'un directeur de commission saisit un membre de son équipe, la personne apparaît ici et son accès est ouvert immédiatement. Vous pouvez le refermer à tout moment.
| Personne | Rôle et périmètre | Dernière connexion | Actif |
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Rôles et droits
Le catalogue des rôles vous appartient : vous en ajoutez, vous les renommez, vous en retirez. Chaque rôle porte un périmètre et, page par page, un niveau d'accès.
Un rôle créé ici s'ajoute à la liste des rôles que les directeurs peuvent attribuer dans leur équipe. Réglez ensuite ses droits page par page.
Les bleus ciel — charte et honorabilité
L’organisation nationale : ceux qui font le tour sans être rattachés à une ville étape. Deux choses à obtenir de chacun — la charte du bénévole, qui se signe en ligne depuis le lien qu’on leur envoie, et l’attestation d’honorabilité.
L’attestation ne se signe pas en ligne : le bénévole la demande sur honorabilite.social.gouv.fr et vous l’envoie par mail. C’est ici que vous la déposez — le lien « Déposer l’attestation reçue par mail » se trouve dans la colonne « Attestation d’honorabilité », sur la ligne de la personne. Le PDF est rangé, sa date de délivrance est relue automatiquement, et il ne reste qu’à cocher une fois vérifié. Pour les bleus ciel, ce dépôt revient au siège ; pour une ville étape, à son directeur ou sa directrice de commission.
Visios mensuelles
La prochaine visio s'affiche en haut du site pour tout le monde, avec le lien de connexion et un bouton « Ajouter à mon agenda ». Elle est aussi rappelée dans le mail mensuel.
Ajouter une visio
Textes du cahier des charges
Les 64 engagements sont écrits une seule fois ici et s'appliquent aux neuf villes. Modifier un texte le met à jour partout, sans toucher aux statuts déjà saisis.
Les jalons
Les grandes échéances qui structurent le calendrier, et leur période.
| Jalon | Période | Engagements |
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Carnet d'adresses
Tout le tour dans votre poche : les équipes locales (rouges), les coachs et l'organisation nationale (bleus). Il se met à jour tout seul à partir de ce que les étapes saisissent. Touchez un numéro pour appeler. L'accès se règle rôle par rôle dans le back office.
Équipages
Les équipages du tour, telles que les responsables les ont déposés — et leurs papiers. Le comité directeur communique sa décision le 15 décembre 2026 : l’ancienneté de chacun est indiquée pour vous aider à tenir l’équilibre entre les anciens les plus investis et les nouveaux les plus motivés. Un équipage dont l’acompte n’est pas réglé ne peut pas être décidé. Pour la vérification des papiers, le filtre « Papiers à vérifier » ne garde que les équipages qui attendent un œil ; ouvrez la fiche, cliquez une pastille, le document s’ouvre et se valide sur place.
Changer un statut n’envoie rien : c’est voulu. Le comité délibère, se reprend, tranche — et l’équipage ne reçoit qu’un seul mail, celui de la décision finale, le jour où vous l’annoncez. Les textes se relisent dans « Les aperçus ».
Ce que Yann a refusé, et que les intéressés ne savent pas encore : refuser une pièce n’envoie rien. Dépliez une ligne pour voir les documents et les motifs. Vous prévenez tout le monde d’un seul envoi, quand la série est passée en revue — un seul mot par personne, même si elle a six pièces à refaire. Ce qui est parti disparaît d’ici : personne n’est prévenu deux fois des mêmes pièces.
Combinaisons, blousons et pack
Les tailles saisies par les responsables d’équipage, comptées en direct, et ce qu’il faut commander : les blousons à remplacer, les sacs à fournir et les gourdes demandées. Seuls les équipages sont comptés ici : la caravane a son propre parcours et rejoindra ce décompte quand elle s’inscrira.
Rooming
Qui dort où, nuit par nuit. Choisissez une nuit, prenez quelqu’un à gauche, cliquez une chambre à droite. Les binômes de la veille se reportent d’un bouton : ce ne sont pas les chambres qui se recopient — elles changent de ville — mais qui dort avec qui, dans les chambres du bon gabarit encore libres.
À loger ce soir
Hôtellerie
Les hôtels du tour sont tenus ici, par les responsables hôtellerie nationaux. La page des villes étapes n’en est plus qu’un reflet : le correspondant local lit, il ne saisit plus.
Une ligne par nuit. La barre montre ce que la ville a en face de ce qu’il faut coucher : pleine, tout le monde dort. Ouvrez une nuit pour voir ses hôtels — un par ligne, avec ce qui est réservé et ce qui est saisi à l’inventaire. Le rooming ne couche personne dans une chambre sans numéro : c’est l’inventaire qui compte. Ouvrez un hôtel pour le modifier.
Ce que les équipages ont demandé
Le détail des souhaits de chambre, tels que les responsables d’équipage les ont exprimés à l’inscription.
Les papiers à vérifier
Votre file de travail : tout ce qui attend votre œil, dans l’ordre de l’urgence — les pièces des personnes et les papiers des avions. Ouvrez le document, lisez la date de validité dessus, validez ou refusez. Ce qui expire avant le tour passe devant. Pour voir qui est derrière un papier, ouvrez le dossier : c’est la même fiche que celle du responsable des équipages, à jour. Les photos d’identité font exception : elles servent à imprimer les badges d’accès et sont vérifiées par le responsable des photos.
Modification d'équipage
Un pilote tombe malade, un avion casse, un passager se désiste — ça arrive chaque année, et souvent tard. On prend quelqu'un à gauche, on le pose sur un équipage à droite. Rien ne se supprime : retirer quelqu'un le renvoie dans la colonne de gauche, d'où il peut revenir. Chaque mouvement est noté au journal, et quand un départ est remplacé, on garde qui remplace qui.
Personnes préinscrites cette année et disponibles : elles ne volent dans aucun équipage.
La croix retire un membre — il repart à gauche, rien n'est supprimé. Son rôle se change en cliquant dessus. Pour un remplacement : prenez quelqu'un à gauche, puis cliquez celui qui part. L'étoile marque le responsable, qui se change ailleurs.
Sécurité des vols
Les déclarations d’événement du tour. Un système de gestion de la sécurité ne vaut que par ce qu’on ose y écrire : quand une déclaration est anonyme, le nom du déclarant n’a pas été conservé, et rien ici ne permet de le retrouver. Une déclaration ne se supprime jamais — elle se classe, avec ce qu’on en retient et ce qu’on fait pour que cela ne se reproduise pas.
La lecture d'ensemble du registre
Quatre-vingts déclarations sur trois tours, personne ne les relit d'une traite avant le briefing des commandants de bord — et c'est pourtant là que se voient les choses qui reviennent. Cette lecture rassemble le registre et en tire les récurrences, les phases de vol où ça se passe, ce qui reste ouvert, et ce qu'il y aurait à dire au briefing. Rien de nominatif n'en sort : ni nom, ni adresse, ni numéro d'équipage. Elle ne remplace pas le registre — c'est une première main, à relire.
Livre d’or
Ce que les enfants ont écrit après leur vol. Rien ne s’y publie tout seul : un témoignage ne part sur le site que si son auteur a donné son accord, et, pour les moins de quinze ans, celui de ses parents. Quand quelque chose bloque, c’est écrit sur la carte — et le bouton « Publier » n’apparaît pas.
Les retours d’après-tour
Ce que les équipages et la caravane disent du tour une fois les avions reposés : quarante questions, les villes étapes une par une, les briefings, les vols, l’intendance, la communication. Le questionnaire ne s’ouvre pas tout seul — c’est la direction des vols qui décide du moment, envoie les liens, puis dépouille ici.
« Ouvrir » crée un questionnaire personnel par équipier et par membre de la caravane — rien ne part à ce moment-là. « Envoyer » écrit à ceux qui n’ont pas encore répondu, avec leur propre lien : on ne relance jamais quelqu’un qui a déjà rendu le sien.
Cent quarante questionnaires de trente-deux questions, cela ne se lit pas d’une traite. La synthèse rassemble tout ce qui a été écrit et en fait un compte rendu : ce qui revient, combien de fois, ce qui va, ce qui coûte cher, et quelques décisions à envisager. Elle ne remplace pas la lecture — c’est une première main, à relire : le dépouillement question par question reste la source.
Documents
Tout ce dont une ville étape a besoin : une recherche qui répond à vos questions, les fiches mémo, les documents à remplir, la charte graphique et les films de présentation.
Poser une question
L'assistant répond en français à partir des fiches mémo du siège et cite la fiche et la page d'où vient chaque information. Il garde le fil : vous pouvez préciser, relancer, demander un exemple, et il reste ouvert pendant que vous remplissez vos pages. Les fiches font foi ; en cas de doute, ouvrez-les.
Fiches mémo
Les fiches de référence validées par le siège, en PDF. C'est dans ces fiches que l'assistant puise ses réponses.
Documents divers
Les documents à remplir, à adapter ou à renvoyer au siège. Ils apparaissent aussi sous l'engagement du cahier des charges qui les concerne.
Charte graphique
Les éléments de marque à disposition des villes étapes et de leurs prestataires. Chaque visuel existe en plusieurs formats : choisissez celui qui correspond à l'usage — le survol d'un bouton l'explique — et cliquez pour télécharger.
Films présentés
Les films de l'association, à projeter lors des réunions, à envoyer aux partenaires et aux écoles. Ils sont hébergés sur le Google Drive du siège : cliquez sur une image pour ouvrir le film.